QUY ĐỊNH VỀ CHẤM CÔNG
Đặc thù Nghề Bảo Vệ nay đây mai đó. Một tháng có thể làm việc trong nhiều mục tiêu khác nhau. Đối với Nhân viên bảo vệ, tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng. Ngoài mong muốn có mức lương cao, thời gian phát lương đúng ngày. Bảo vệ còn mong muốn phải được nhận đúng, đủ tiền lương mà mình đã làm ra. Những điều “muốn” đó tưởng chừng như quá bình thường. Nhưng thực tế nhiều nhân viên bảo vệ vẫn không có được! Bị mất ngày công dẫn đến thiếu lương. Hỏi ra thì không ai giải quyết được! Nguyên nhân chính là do việc chấm công của công ty bảo vệ. Nếu không có quy định về chấm công cho nhân viên bảo vệ, việc bị nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi.
QUY ĐỊNH VỀ CHẤM CÔNG CHO NHÂN VIÊN BẢO VỆ
Chấm công là việc ghi nhận lại thời gian làm việc thực tế của Nhân viên Bảo vệ. Từ việc chấm công sẽ liên quan đến việc tính lương. Do đó việc chấm công phải được chính xác, kịp thời, minh bạch. Chấm công đúng, đủ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên bảo vệ để các nhân viên an tâm làm việc.
Phương pháp chấm công lỗi thời
Trước đây, Gia Long cũng áp dụng việc chấm công như nhiều công ty bảo vệ khác. Đó là phó thác mọi việc chấm công cho đội trưởng mục tiêu. Đến cuối tháng đội trưởng mục tiêu gửi về một bảng chấm công tổng hợp. Phòng kế toán căn cứ vào bảng chấm công này để tính lương cho nhân viên bảo vệ. Nếu đó là mục tiêu ít người và quân số ổn định thì không sao. Nhưng nếu đó là mục tiêu nhiều người, quân số thường biến động thì kết quả là nhiều nhân viên bảo vệ bị mất công, thiếu công. Trong khi các đội trưởng, ca trưởng thì lại được tính nhiều công hơn so số giờ họ làm việc thực tế.
Làm như vậy không những để xảy ra tiêu cực mà còn thiếu đi sự kiểm soát. Bởi vì thực tế nhân viên có đi làm hay không đi làm – công ty không biết. Họ có thể tự ý đổi ca, đổi giờ làm việc cho nhau. Một người nghỉ ở nhà nhưng vẫn được chấm công, trong khi một người kia lại đang làm việc quá nhiều giờ không đảm bảo sức khỏe. Từ đó dẫn đến thiếu sự kiểm soát và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Vì thế, quy định về chấm công của Bảo vệ Gia Long được ra đời.
Chấm công kết hợp với điểm danh
Tại Gia Long L.A, việc chấm công là phải được thực hiện hàng ngày. Ngày nào chấm dứt điểm ngày đó. Chậm nhất là ngày hôm nay phải chấm công hoàn chỉnh ngày hôm qua. Người chấm công là Quản Lý Nhân Sự làm việc tại Văn phòng. Hàng ngày, Quản Lý Nhân Sự sẽ gọi điện cho tất cả nhân viên ở Mục tiêu để xác nhận ngày công, giờ công đã làm. Đối với những Mục tiêu có Đội trưởng thì Đội trưởng sẽ thay mặt nhân viên để báo công cho QLNS. Mặc dù vậy, Quản Lý Nhân Sự vẫn có thể gọi cho từng nhân viên để xác nhận lại.
Cách khác là Quản Lý Nhân Sự kết hợp với các nhân viên để tạo lập ra những nhóm Zalo. Hàng ngày Nhân Viên ở các Mục tiêu sẽ báo công trực tiếp lên nhóm Zalo. Với cách này, các nhân viên bảo vệ đều biết ngày công của nhau một cách công khai, minh bạch. Quản Lý Nhân Sự dùng dữ liệu đó để đưa vào Bảng Chấm Công.
Chấm công theo những phương pháp này của Gia Long được gọi là kết hợp vừa chấm công vừa điểm danh. Qua đó bộ phận quản lý điều hành có thể biết rõ tình trạng nhân viên của mình. Ai đang nghỉ bệnh? Ai đang nghỉ phép? Ai đang phải tăng ca? Từ đó, Bộ phận quản lý, điều hành sẽ có ngay các giải pháp điều chỉnh kịp thời. Nó mang lại hiệu quả thiết thực cho việc quản lý, điều hành.
Chuyển đổi giờ công từ số sang ký tự
Do bởi nhiều khách hàng chọn thuê bảo vệ theo thời gian khác nhau. Bên cạnh những khách hàng thuê bảo vệ 24/7. Cũng có những khách hàng chỉ thuê ca lẻ một vài tiếng / ngày. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý. Bảo vệ Gia Long chuyển đổi ca trực, giờ trực của nhân viên bảo vệ về ký hiệu chữ cái tương ứng, như sau
Một bảng chấm công mẫu của Bảo Vệ Gia Long được in từ hệ thống
A: Thời gian trực 8 tiếng buổi sáng, thuộc ca ngày
B: Thời gian trực 8 tiếng buổi chiều, thuộc ca ngày
C: Thời gian trực 8 tiếng buổi đêm, thuộc ca đêm
FA: Thời gian trực 12 tiếng từ sáng đến chiều, thuộc ca ngày
FC: Thời gian trực 12 tiếng từ chiều đến sáng, thuộc ca đêm
D: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ, thuộc ca đêm
E: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ, thuộc ca đêm
M: Thời gian trực 24 tiếng ngày và đêm
H: Thời gian trực 11 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
T: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
Y: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
X: Thời gian trực 8 tiếng ca hành chính, thuộc ca ngày
F: Thời gian trực 4 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
I: Thời gian trực 3 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
G: Thời gian trực 2,5 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
N: Thời gian trực 2 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
S: Thời gian trực 1,5 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày
P: Thời gian trực 1 tiếng bất kỳ, thuộc ca ngày